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Recht des E-Government
Elektronischer Verwaltungsakt
In § 37 Abs. 2 VwVfG ist die Bestätigung von mündlichen (Satz 2) und elektronischen (Satz 3) Verwaltungsakten geregelt. Diese kann verlangt werden, wenn der Betroffene hieran ein berechtigtes Interesse hat und die Bestätigung unverzüglich, d.h. ohne schuldhaftes Zögern, verlangt. Das berechtigte Interesse kann etwa darin bestehen, dass der Betroffene den Verwaltungsakt anderen Stellen gegenüber nachweisen muss, er sich anhand der Begründung über die Möglichkeit einer Anfechtung Klarheit verschaffen will oder weil er ein wirtschaftliches Interesse an der Bestätigung hat.
Elektronische Bestätigung eines mündlichen Verwaltungsaktes (§ 37 Abs. 2 Satz 2 VwVfG)
In § 37 Abs. 2 Satz 2 VwVfG wird klargestellt, dass mündliche Verwaltungsakte auch elektronisch bestätigt werden können. Die Bestätigung dient der Perpetuierung mündlicher Erklärungen, so dass der Umfang der sich aus dem Verwaltungsakt ergebenden Rechte und Pflichten dauerhaft nachprüfbar und beweisbar wird. Sie kann somit ebenso durch elektronische Dokumente geleistet werden. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für die elektronische Bestätigung eines mündlich erlassenen Verwaltungsaktes nicht erforderlich. Allerdings ist für die elektronische Bestätigung eines mündlichen Verwaltungsaktes zwingend erforderlich, dass hierfür der Empfänger gem. § 3a Abs. 1 VwVfG einen Zugang eröffnet hat. Aus dem unverzüglichen Verlangen des Bürgers auf Bestätigung des mündlichen Verwaltungsaktes muss demnach (unter Nennung der für ihn gültigen technischen Rahmenbedingungen) klar hervorgehen, dass er die Bestätigung in elektronischer Form erhalten will. Ist dies nicht der Fall, scheidet eine elektronische Bestätigung regelmäßig aus.
Elektronische Bestätigung eines elektronischen Verwaltungsaktes (§ 37 Abs. 2 Satz 2 VwVfG analog)?
Denkbar wäre es, einen einfach elektronisch erlassenen Verwaltungsakt in entsprechender Anwendung des § 37 Abs. 2 Satz 2 VwVfG mittels qualifizierter elektronischer Signatur bestätigen zu lassen. Dagegen spricht jedoch die explizite (und abschließende) Regelung für die Bestätigung elektronischer Verwaltungsakte in § 37 Abs. 2 Satz 3 VwVfG, die diese Variante der Bestätigung eben nicht vorsieht. Insoweit fehlt es für eine analoge Anwendung bereits an der erforderlichen Regelungslücke. Zudem schließt § 37 Abs. 2 Satz 3 HS. 2 VwVfG die Vorschrift des § 3a Abs. 2 VwVfG aus. Ein formlos elektronisch erlassener Verwaltungsakt kann somit nicht unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur elektronisch bestätigt werden. Gemäß § 37 Abs. 2 Satz 3 VwVfG kann er ausschließlich schriftlich bestätigt werden.
Bestätigung des elektronischen Verwaltungsaktes (§ 37 Abs. 2 Satz 3 VwVfG)
Nach § 37 Abs. 2 Satz 3 VwVfG kann der Betroffene die schriftliche Bestätigung elektronischer erlassener Verwaltungsakte verlangen, wenn die Voraussetzungen des § 37 Abs. 2 Satz 2 VwVfG vorliegen. Dies ist der Fall, wenn ein berechtigtes Interesse besteht und das Bestätigungsverlangen unverzüglich (das ist ohne schuldhaftes Zögern i.S.d. § 121 BGB) erfolgt. An das erforderliche berechtigte Interesse sind hierbei regelmäßig geringe Anforderungen zu stellen. So reicht es bereits aus, wenn der Betroffene eine schriftliche Bestätigung des elektronischen Verwaltungsaktes verlangt, weil er einen Datenverlust bei Systemausfällen befürchtet. Dem Bedürfnis des Bürgers nach einem Schriftstück wird somit auch bei einem vollständig elektronischen Verwaltungsverfahren (auch bei ausschließlich elektronischer Aktenführung) Rechnung getragen. Dies gilt allerdings nur für elektronische Verwaltungsakte, die nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, wobei eine nachträgliche qualifizierte Signierung nicht als schriftliche Bestätigung angesehen werden kann (§ 37 Abs. 2 Satz 3 HS 2. VwVfG, § 3a Abs. 2 VwVfG findet insoweit keine Anwendung). Für elektronische Verwaltungsakte, die bereits mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, besteht dagegen keine behördliche Verpflichtung zur schriftlichen Bestätigung. Denn in diesen Fällen ist die elektronische Form vollkommen äquivalent zur Schriftform (vgl. § 3a Abs. 2 VwVfG).
