Recht des E-Government

Elektronischer Verwaltungsakt

Die „Archivierung“ eines elektronischen Verwaltungsaktes betrifft nicht nur die dauerhafte Überprüfbarkeit der qualifizierten elektronischen Signatur, sondern auch die Aufbewahrung des elektronischen Dokuments selbst, die sich aus den Aufbewahrungsfristen der jeweiligen Aktenordnungen ergibt und anhand der Grundsätze ordnungsgemäßer Aufbewahrung durchgeführt wird. Spezielle Vorgaben für die Aufbewahrung bestehen allerdings nicht. Die amtliche Beglaubigung elektronischer Dokumente ist in § 33 VwVfG geregelt. Ebenso wie öffentliche Beglaubigungen (vgl. § 129 BGB) dient die amtliche Beglaubigung der Sicherheit im Rechtsverkehr. Sie gibt Auskunft über die Echtheit einer Abschrift oder Unterschrift, nicht jedoch über die Richtigkeit des Inhalts der Erklärung. Die Möglichkeit der amtlichen Beglaubigung umfasst gem. § 33 Abs. 4 Nr. 3, Abs. 5 VwVfG insbesondere auch den Ausdruck elektronischer Dokumente, seien sie mit oder ohne elektronischer Signatur. Bei der Beglaubigung des Ausdrucks eines elektronischen Dokuments, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist, müssen neben den allgemeinen Anforderungen an eine Beglaubigung gem. § 33 Abs. 5 Nr. 1 a-c VwVfG zusätzlich Angaben darüber ausgestellt werden, wen die Signaturprüfung als Inhaber der Signatur ausweist, welchen Zeitpunkt die Signaturprüfung für die Anbringung der Signatur ausweist und welche Zertifikate mit welchen Daten der Signatur zugrunde lagen. Bei der Beglaubigung eines in elektronische Form überführten Papierdokuments muss der Beglaubigungsvermerk gem. § 33 Abs. 5 Nr. 2 Satz 1 VwVfG zusätzlich zu den allgemeinen Angaben auch den Namen des für die Beglaubigung zuständigen Bediensteten sowie die Bezeichnung der Behörde, die die Beglaubigung vornimmt, enthalten. Die erforderliche Unterschrift und das Dienstsiegel sind durch eine dauerhaft überprüfbare qualifizierte elektronische Signatur i.S.d. § 37 Abs. 4 VwVfG zu ersetzen (zurzeit erfordert dies die Signatur mit qualifiziertem Zertifikat eines akkreditierten Zertifizierungsdienstes i.S.v. § 15 SigG). Wird ein bereits in elektronischer Form vorhandenes, jedoch umformatiertes Dokument beglaubigt, so müssen auch hier die Anforderungen an einen Beglaubigungsvermerk i.S.v. § 33 Abs. 5 Nr. 2 Satz 1 VwVfG vorliegen. Zusätzlich tritt auch hier das Erfordernis hinzu, die Ergebnisse der Signaturprüfung entsprechend der Regelung in Satz 1 Nr. 1 beizufügen. Stellt sich bei der Prüfung der elektronischen Signatur heraus, dass sie fehlerhaft ist, so kann dies unmittelbar zu einem Beglaubigungsverbot führen. Denn gem. § 33 Abs. 2 VwVfG dürfen Abschriften nicht beglaubigt werden, wenn Umstände zu der Annahme berechtigen, dass der ursprüngliche Inhalt des Schriftstückes, dessen Abschrift beglaubigt werden soll, geändert worden ist.